За последние пару лет бизнес-сообщество изрядно отвыкло от живого общения. Но онлайн-мероприятия только поначалу казались удобными: можно сэкономить время на дорогу, не надо готовить раздаточный материал, а если отключить камеру, то и с внешним видом можно не заморачиваться. Но постепенно те, кто работает в таких сферах, как продажи, обучение, психология, пришли к выводу, что живое общение заменить нельзя.
И снова на первый план для многих вышла задача: арендовать конференц-зал для мероприятия. К счастью, за время вынужденной смены формата общения просторные залы, оборудованные всем необходимым для работы, никуда не исчезли.
Зачем может понадобиться конференц-зал
Для тех предпринимателей, кто открыл свой бизнес в период пандемии, полный спектр возможностей конференц-залов может оставаться неясным. Что ж, проясним! В зале с оборудованием удобно проводить:
- конференции
- обучающие семинары
- тренинги
- мастер-классы
- презентации
- круглые столы
- пресс-конференции
Возможности зала
Для того, чтобы любое мероприятие прошло успешно, стоит учитывать возможности конференц-зала для различного формата общения. В современном зале должны быть:
- безлимитный интернет
- различные варианты рассадки (со столами и без)
- флип-чарты
- проектор
- телевизор
- мощности для подключения различного оборудования
- возможность провести полноценный кофе-брейк
Немаловажно учитывать наличие парковки, а также удобство расположение конференц-зала для иногородних участников встречи.
Что нужно узнать для заключения договора
Для того, чтобы арендовать конференц-зал для мероприятия, необходимо связаться с менеджером и узнать условия. Если они вас устраивают, стоит приехать и посмотреть помещение лично. Проверьте, работает ли кондиционер, где находятся розетки, какие столы и стулья готов предоставить арендодатель. Также следует заранее узнать, где располагаются туалеты, места для курения, есть ли в доступе кулер с питьевой водой и одноразовые стаканы. Также следует обсудить условия парковки, чтобы все гости могли спокойно оставить автомобили в удобном месте.
Кроме этого менеджером стоит обговорить условия организации кофе-брейка, выбрать варианты меню. Если конференц-зал располагается в отеле, то, скорее всего для участников мероприятия можно будет заказать обед в ресторане. Чтобы он был готов в определенное время, меню также стоит обсудить заранее или выбрать возможность заказать бизнес-ланч.
Когда все условия известны, можно заключать договор и вносить предоплату. А в назначенный день и час проводить встречу по старинке, вживую.
