В рабочем процессе каждого маркетолога всегда наступает такой момент, когда от него требуется услуга по организации мероприятия. Не важно, что это – открытие крупного ТЦ или рекламная акция для небольшого магазина, для работников PR отдела это всегда ответственный момент, требующий массы сил, времени и нервов. Рассмотрим подробнее, с чего начать подготовку.

Куда бежать? Для начала, с помощью сайта http://centerpromotion.ru/, стоит составить план, обозначить ориентировочные цены, определиться какие маркетинговые инструменты будут задействованы. Возьмем для примера основные моменты, необходимые для подготовки, а также проведения мероприятия:

СМИ. Нужно точно понимать, на какую аудиторию нацелена акция. Если цель привлечь молодежь, то явно не сработает реклама в новостных скрупулёзных СМИ и наоборот, молодежные каналы и радиостанции не подходят для аудитории старше 40 лет. Запросите аудитории каналов, газет, радио, проведите опрос среди своих знакомых идентичного возраста, полученные результаты обработайте, скорее всего, рейтинг лидеров этой сферы уже сформировался – можно оформлять заказ рекламных мест.
Реклама в социальных сетях. У каждой организации есть страничка в социальных сетях, не забывайте про этот важнейший инструмент маркетинга. Выпускайте новые посты, постепенно рассказывая о мероприятии, но сохраняйте интригу. Держите своих подписчиков на пике эмоций, «сарафанное радио» должно работать.
Выбор ведущего. Если даже сама акция подготовлена грамотно, но при этом ведущий, который дешево обошелся, спал на сцене – провал обеспечен. Данный контрагент должен быть подобран, исходя также от целевой аудитории организации. Попросите показать портфолио, видео рабочего процесса. Если ранее ведущий просто выступал в роли тамады, но уверяет, что справится с работой – не рискуйте. Провести свадьбу или целое мероприятие с непредсказуемым количеством народа – абсолютно разные задачи.
Подбор артистов. Именно они задают тон празднику, удерживают внимание, заряжают толпу нужными эмоциями. Самое важное – надежность данных контрагентов, проверить их можно почитав отзывы о их работе, заранее заключить договор.
Промоутеры – вечные спутники большинства btl акций, народ весьма ненадежный, поэтому набирать их нужно через агентства.
Украшение места. Все должно кричать о том, что сегодня именно здесь будет что-то интересное, скоро будет праздник, особенно это касается такого города как Москва, где нужно выделяться, чтобы тебя заметили. Шары, флажки, хлопушки – мелочи, но как говорят «по одежке встречают». Для профессионального украшения стоит нанять опытных аэро дизайнеров.
И это только перечень основных моментов, пунктов обычно гораздо больше, все зависит от масштабов будущей акции.

Как облегчить учесть маркетологу?
Большое количество контрагентов – уйма бумажной волокиты: договоры, акты, оплаты, счета. Кроме того, контролировать такое количество разнопланового народа крайне сложно. Именно поэтому большинство организаций обращаются в рекламное агентство полного цикла. Они предоставляют надежный список контрагентов, заказчику остается выбрать из предложенного списка понравившихся. Весь процесс подготовки, планирования и тайминга, контроля, расчета со всеми задействованными контрагентами теперь целиком забота агентства. Что получает организация? Экономию времени сотрудников, правильно выстроенное, качественное мероприятие, всего один счет на оплату услуг агентства. Преимущества на лицо, а что же выбрать, каждый заказчик решает самостоятельно.